Работник ошибочно использовал средства с корпоративной карты на личные нужды — как исправить ситуацию?

Наверное практически у всех, кто использует корпоративную карту бывала такая ситуация, когда работник или директор нечаянно потратили деньги с рабочей (корпоративной) карты на личные нужды, по ошибке рассчитавшись ею в магазине, в кафе, на заправке и т.п.
Как вернуть деньги на счет, правильно все оформить, какие предусмотрены штрафные санкции за это, и предусмотрены ли вообще — читаем в ИНК № 1515/6/99-00-05-04-01-06/ІПК от 14.04.2020г.

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ

14.04.2020 N 1515/6/99-00-05-04-01-06/ІПК

Державна податкова служба України розглянула запит щодо надання податкової консультації та у порядку статті 52 Податкового кодексу України (далі — Кодекс) та повідомляє.

Щодо помилки використання працівником корпоративної платіжної карти при оплаті послуг для особистого споживання. Відповідно до абз. б пп. 170.9.1 ст. 170 Кодексу (2755-17) до оподатковуваного доходу платника не включаються та не оподатковуються документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових чи безготівкових коштів, наданих платнику податку під звіт роботодавцем на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків, у встановлених межах, що здійснені таким платником та/або іншими особами з рекламними цілями.

Згідно із пп. 170.9.3 ст. 170 Кодексу (2755-17) це стосується й витрат, пов’язаних з виконанням деяких цивільноправових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів. У даному випадку, видачі у під звіт коштів з боку підприємства не було та підтвердити документально понесені витрати з метою, зазначеною у пп. 170.9.1 ст. 170 ПКУ підзвітна особа не може. Особа, яка помилково витратила кошти та готова їх повернути на рахунок чи у касу підприємства, згідно із пп. 170.9.2 ст. 170 Кодексу (2755-17) повинна скласти «Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт» (далі — авансовий звіт) до закінчення 5 банківського дня, що настає за днем, у якому він завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт. За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання зазначеного звіту. У даному випадку авансовий звіт працівник повинен скласти з урахуванням вищезазначеного терміну та повернути вказані кошти до або під час подання звіту.

Крім того, відповідно до п. 4 Наказу Міністерства фінансів України від 28.09.2015 р. N 841 (z1248-15) «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» (далі — Наказ N 841), якщо платник податку не повертає суми надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк, то така сума, розрахована з урахуванням п. 164.5 ст. 164 Кодексу (2755-17) , підлягає оподаткуванню ПДФО відповідно до п. 167.1 ст. 167 Кодексу (2755-17) за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць.

Тобто, якщо працівник витратив суму 100 грн. на власні потреби з корпоративної платіжної карти, то він повинен скласти авансовий звіт протягом 5 банківських днів з дня використання коштів (у даному випадку — «нульовий» звіт), та повернути ці кошти протягом 5 банківських днів в касу чи на рахунок Підприємства, як надміру витрачені кошти.

У разі, якщо працівник склав «нульовий» авансовий звіт на 5-ий банківський день від дати оплати товарів (послуг), проте не повернув кошти до чи під час складання звіту, то на підставі п. 4 Наказу N 841 (z1248-15) можна зробити висновок, що такий працівник має право повернути кошти до кінця звітного місяця, у якому складений авансовий звіт без оподаткування цієї суми ПДФО та військовим збором.

Якщо працівник повернув кошти після закінчення звітного місяця, у якому настав граничний строк, підприємство повинне оподаткувати суму оплати товарів працівником ПДФО із застосуванням «натурального» коефіцієнта та військовим збором, які утримуються з його доходу (наприклад, заробітної плати) на підставі абз. г пп. 164.2.17 ст. 164 Кодексу (2755-17).

Враховуючи зазначене, помилкове використання працівником корпоративної платіжної карти при оплаті послуг для особистого споживання не є порушенням податкового законодавства та лише передбачає відповідне звітування за використанні кошти з урахування вимог Кодексу (2755-17). Згідно з пунктом 52.2 статті 52 Кодексу (2755-17) індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватись виключно платником податків, якому надано таку консультацію.