Наказом ДПА України від 10.04.2008 № 233, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 16.04.2008 за № 320/15011, затверджено Інструкцію з підготовки та подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку (далі – Інструкція).
Договір про визнання електронних документів підписується електронними цифровими підписами (далі – ЕЦП) посадових осіб платника податків і ЕЦП відбитка печатки у порядку і за дотримання умов, визначених в абзацах другому – четвертому п.п. 7.1 п. 7 розд. III Інструкції, та надсилається електронною поштою на адресу Інформаційного порталу органів ДПС України.
Електронний сервіс «Управління ЕЦП» надає можливість керівнику вносити до системи подання документів в електронному вигляді інформацію щодо сертифікатів відповідальних осіб та самостійно визначити термін, на який відповідальній особі надається право підпису податкових документів (в межах строку дії сертифікату такої відповідальної особи). Також в повідомленні може бути надана інформація щодо нового сертифікату керівника (до закінчення строку дії попереднього сертифікату), або бухгалтера.
Для формування та подання платниками інформації щодо ЕЦП в електронному вигляді до автоматизованої системи «Єдине вікно подання електронної звітності» розроблено новий електронний формат Повідомлення за кодом J1391102.
До Повідомлення додаються сертифікати відповідальних осіб, зазначених у Повідомлені, та таке Повідомлення підписується ЕЦП цих відповідальних осіб. Сформоване Повідомлення обов’язково підписується ЕЦП керівника, сертифікат якого на момент отримання Повідомлення вже наявний у системі подання документів в електронному вигляді як діючий сертифікат керівника платника податків.
Всі реквізити Повідомлення обов’язкові для заповнення.
Процедура надіслання Повідомлення та інформування платника податків про його обробку аналогічне процедурі надсилання і обробки Договору.
Зокрема, про отримання Повідомлення контролюючим органом платнику податків надсилається перша квитанція.
Після обробки Повідомлення контролюючим органом надсилається друга квитанція.
Після отримання Повідомлення ДФС приймає податкові документи, підписані уповноваженими особами, у порядку визначеному законодавством.
ЗІР, категорія 135.03