Трудові книжки згідно статті 47 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП України) ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п’ять днів. Трудові книжки ведуться також на позаштатних працівників при умові, якщо вони підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню, студентів вищих та учнів професійно-технічних навчальних закладів, які проходять стажування на підприємстві, в установі, організації.
Працівникам, що стають на роботу вперше, трудова книжка оформляється не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу. Студентам вищих та учням професійно-технічних навчальних закладів трудова книжка оформляється не пізніше п’яти днів після початку проходження стажування.
До трудової книжки заносяться відомості про роботу, заохочення та нагороди за успіхи в роботі на підприємстві, в установі, організації; відомості про стягнення до неї не заносяться.
Порядок ведення трудових книжок визначається Кабінетом Міністрів України. Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 27 квітня 1993 р. № 301 «Про трудові книжки працівників» при влаштуванні на роботу працівники зобов’язані подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Без трудової книжки приймаються на роботу тільки ті особи, які працевлаштовуються вперше.
Трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах і організаціях, а при звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.
Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації.
За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.
Порядок ведення трудових книжок працівників визначено в Інструкції, затвердженій наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України 29.07.93 № 58 та зареєстрованій в Міністерстві юстиції України 17 серпня 1993 р. за № 110.