В последнее время предприниматели опасаются неожиданных визитов контролирующих органов – налоговой службы, инспектора по труду и все чаще встает вопрос – должен ли он хранить первичные и кадровые документы на сотрудников в месте осуществления деятельности. И что делать, когда таких мест несколько?

В случае с юридическим лицом ответ на этот вопрос мы можем найти в двух нормативных документах:

1. Законе Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», согласно которого вопросы организации бухгалтерского учета на предприятии относятся к компетенции его собственника (собственников) или уполномоченного органа (должностного лица) в соответствии с законодательством и учредительными документами. Предприятие самостоятельно определяет учетную политику предприятия и выбирает форму бухгалтерского учета как определенную систему регистров учета, порядка и способа регистрации и обобщения информации в них с соблюдением единых принципов, установленных настоящим Законом, и с учетом особенностей своей деятельности и технологии обработки учетных данных».

2. Правилах организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, которые устанавливают единые требования по созданию документов, работы с ними и их хранению на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности.

Соответственно, юридическое лицо может самостоятельно определить локальным внутренним документом как ему вести бухгалтерский учет и где хранить первичную документацию (позиция подтверждена решением Высшего административного суда Украины по делу №К/9991/26515/11 от 16.01.2013 г.).

При этом, согласно Правил делопроизводства в части хранения документов (https://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/paran530#n530), документы с момента создания или поступления и до передачи на хранение в архив учреждения хранятся по месту формирования дел в службе делопроизводства или иных структурных подразделениях учреждения в соответствии с номенклатурой дел.

Руководители структурных подразделений учреждения и работники, ответственные за организацию делопроизводства в этих подразделениях, обязаны обеспечить хранение документов и дел.

Выдача дел во временное пользование работникам структурных подразделений учреждения осуществляется с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором было сформировано дело, другим учреждениям – с письменного разрешения руководителя учреждения.

Предоставление дел во временное пользование осуществляется не более чем на один месяц. Изъятие оригиналов документов (дел) допускается с разрешения руководителя учреждения с соблюдением требований с оставление копии документов.

Как мы видим, юридическое лицо может принять решение о хранении первичных документов не в офисе (магазине), а, например, в месте нахождения бухгалтерии.
При этом, согласно правил делопроизводства, временное перемещение документом сроком до 1 месяца из места их основного хранения вполне возможно и не нарушает законодательства.

Совсем другое дело хранение документов предпринимателем.

Во-первых, правила организации делопроизводства и архивного хранения документов на предпринимателей не распространяются, поскольку любой предприниматель является физическим лицом, а не юридическим.

Во-вторых, ст. 296 Налогового кодекса установила следующие правила ведение учета и составление отчетности плательщиками единого налога физлицами:

• ведение книги учета доходов (в случае оплаты ндс – и расходов также);
• подачи в контролирующий орган налоговой декларации плательщика единого налога.

При этом, согласно ст. 44 Налогового кодекса, для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и / или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредоставления – с предусмотренного настоящим Кодексом предельного срока представления такой отчетности.

В случае ликвидации налогоплательщика документы, за период деятельности налогоплательщика не менее 1095 дней, предшествующие дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив.

Как мы видим, данные нормы ничего не говорят о месте хранения первичной и кадровой документации, порядке ее формирования, учета и хранения.

Таким образом, предприниматель может самостоятельно принять решение, где он будет хранить первичную и кадровую документацию. И не обязательно это должно быть место осуществления хозяйственной деятельности, куда приходят проверяющие.

Считаем, что в целях избежание лишней конфронтации с проверяющими имеет смысл подготовить приказ (распоряжение), в котором определить местом хранения первичной и кадровой документации сотрудников место жительства предпринимателя.

Соответственно, в случае проверки, вы можете показать такой документ проверяющим как обоснование невозможности предоставить им документы сразу же в момент их визита.

Таким образом у вас будет время, чтобы посоветоваться с адвокатом и привлечь его для юридического сопровождения проверки.

Джерело: Юридическая компания Советник